SECRE CURSO Nº 4

Curso Completo: Redacción Protocolar de Textos

Introducción

En el ámbito profesional, la redacción protocolar es una habilidad distintiva que refleja el profesionalismo, el respeto y el cuidado en las comunicaciones. Va más allá de la gramática y la ortografía; se trata de dominar las normas de cortesía, las fórmulas de tratamiento y la estructura adecuada para cada tipo de documento en contextos formales y oficiales. Para una secretaria, el dominio de la redacción protocolar es esencial para proyectar una imagen impecable de la organización, gestionar comunicaciones de alto nivel y asegurar que cada texto cumpla con las expectativas de formalidad y respeto en el mundo corporativo y diplomático. Este curso te proporcionará las pautas y herramientas para redactar documentos con la precisión y el estilo que exige el protocolo.

Módulo 1: Fundamentos del Protocolo en la Redacción

Este módulo establece las bases para comprender qué es la redacción protocolar, su importancia y los principios que la rigen.

La Importancia del Protocolo en la Comunicación Escrita

El protocolo en la redacción no es una mera formalidad; es una herramienta estratégica que:

Proyecta Profesionalismo y Seriedad: Un texto bien redactado protocolarmente transmite una imagen de organización y rigor.
Genera Respeto y Credibilidad: Demuestra consideración hacia el destinatario y hacia las normas establecidas.
Evita Malentendidos y Ofensas: Un uso incorrecto del tratamiento o del formato puede generar una mala impresión o incluso un conflicto.
Fortalece la Imagen Institucional: Los documentos reflejan los valores y el nivel de la entidad que representan.
Facilita Relaciones Interinstitucionales: Es clave en la comunicación con otras empresas, entidades gubernamentales o embajadas.

Conceptos Clave de la Redacción Protocolar

Para dominar este arte, es fundamental entender los siguientes pilares:

Fórmulas de Tratamiento y Cortesanía: Son las expresiones formales que se utilizan para dirigirse a una persona o institución según su jerarquía, cargo o estatus (ej. "Excelentísimo Señor", "Estimado/a", "Atentamente", "Respetuosamente").
Jerarquía y Precedencia: El orden de importancia de las personas o entidades. En la redacción, esto influye en el orden de los destinatarios, la forma de dirigirse y la organización de la información.
Oficialidad y Formalidad: La necesidad de un lenguaje preciso, objetivo, impersonal y libre de coloquialismos. Se evita el lenguaje emocional o subjetivo.
Claridad y Concisión (en el marco de la formalidad): Aunque formal, el mensaje debe ser siempre claro y conciso, evitando la verborrea innecesaria sin sacrificar la cortesía.
Discreción y Confidencialidad: La prudencia en el manejo de la información y la protección de datos sensibles.

Módulo 2: Estructura y Estilo de Documentos Protocolares Clave

Este módulo se enfoca en la aplicación de los principios protocolares a los documentos más comunes en el ámbito administrativo y oficial.

Cartas y Oficios Formales

Son documentos fundamentales en la comunicación externa e interna de carácter formal.

Estructura General:
- Membrete/Logotipo: Identificación de la entidad emisora.
- Lugar y Fecha: Ciudad y fecha de emisión.
- Datos del Destinatario: Nombre completo, título, cargo y dirección.
- Tratamiento/Saludo: Uso de la fórmula adecuada (ej. "Estimado/a Señor/a", "De mi mayor consideración").
- Asunto/Referencia: Breve descripción del tema.
- Cuerpo del Texto: Desarrollo del mensaje con lenguaje formal, párrafos estructurados y tono objetivo.
- Despedida: Fórmula de cortesía (ej. "Atentamente", "Respetuosamente").
- Firma: Nombre, cargo y rúbrica del remitente.
- Posdata (P.S.): Rara vez usada en documentos protocolares, solo para aclaraciones muy puntuales.
Particularidades del Oficio: A menudo numerados y con un formato más estandarizado para comunicaciones entre dependencias o instituciones.

Memorandos y Circulares (Comunicación Interna Formal)

Aunque son internos, requieren formalidad y claridad para asegurar el entendimiento y el cumplimiento.

Memorando (Memo):
- Encabezado: "MEMORANDO PARA:", "DE:", "FECHA:", "ASUNTO:".
- Cuerpo: Directo al punto, conciso, informativo y con instrucciones claras si las hubiera. Se utiliza para comunicaciones breves sobre decisiones, anuncios o solicitudes internas.
Circular:
- Utilizado para comunicar información o directrices a un grupo amplio de destinatarios simultáneamente.
- Numeración y Asunto: Importantes para su identificación y seguimiento.
- Lenguaje Impersonal: Se dirige a "todos los/las empleados/as" o "al personal de...", en tercera persona.

Actas de Reunión y Minutas (Registro Formal)

Son documentos esenciales que registran de manera oficial los acuerdos y decisiones tomadas en reuniones.

Acta de Reunión:
- Elementos Esenciales: Título, número de acta, fecha, hora de inicio y fin, lugar, asistentes, ausentes (con justificación), orden del día.
- Desarrollo: Registro objetivo y conciso de los puntos tratados, debates, decisiones adoptadas, tareas asignadas (responsable y plazo), y acuerdos finales.
- Aprobación y Firmas: Una vez redactada, debe ser aprobada por los participantes (o por la presidencia de la reunión) y firmada.
Minuta: Es un borrador o resumen más informal del acta, utilizado para un registro rápido y preliminar, que luego puede dar origen al acta formal.

Módulo 3: Perfeccionamiento y Detalles del Protocolo en la Redacción

Este módulo aborda los aspectos de revisión, las consideraciones específicas de tratamiento y el uso adecuado de los elementos visuales para una redacción protocolar impecable.

Cortesía y Tratamiento Protocolar Específico

La elección de la fórmula de tratamiento adecuada es una de las mayores expresiones de protocolo.

Uso de Mayúsculas: Criterios para el uso de mayúsculas en cargos, títulos, nombres de instituciones y tratamientos (ej. "Presidente", "Ministro", "Señor Director").
Abreviaturas Protocolarias: Uso correcto de abreviaturas como "Sr.", "Sra.", "Dr./Dra.", "Lic." o "Atte.".
Tratamientos Honoríficos: "Excelentísimo/a", "Ilustrísimo/a", "Su Excelencia", etc., para dignatarios y altas autoridades.
Tono Respetuoso y Formal: Mantener un lenguaje respetuoso, sin familiaridades, aun cuando se conozca al destinatario. Evitar el tuteo si no ha sido expresamente autorizado.

Estilo, Claridad y Cohesión en Textos Protocolares

Un documento protocolar debe ser claro y fluir lógicamente.

Precisión Léxica: Uso de palabras exactas, evitando ambigüedades.
Estructura de Párrafos: Párrafos cortos y bien cohesionados, con una idea principal por párrafo.
Conectores Discursivos: Empleo adecuado de conjunciones y locuciones adverbiales para enlazar ideas (ej. "Asimismo", "Por lo tanto", "No obstante", "En virtud de lo cual").
Tono Impersonal: Preferencia por la voz pasiva o la tercera persona para mantener la objetividad (ej. "Se informa que..." en lugar de "Le informamos que...").

Revisión y Presentación Visual Impecable

La presentación final es tan importante como el contenido.

Revisión Exhaustiva: Leer varias veces el documento para detectar errores ortográficos, gramaticales, de puntuación y, crucialmente, de protocolo (fórmulas, tratamientos). Considera leer en voz alta.
Formato y Maquetación:

Márgenes y Espaciado: Respetar los márgenes estándar y utilizar un espaciado adecuado (generalmente 1.5 o doble).
Fuente y Tamaño de Letra: Elegir fuentes profesionales y legibles (ej. Times New Roman, Arial, Calibri) y un tamaño de letra estándar (11 o 12 puntos).
Justificación del Texto: Justificar el texto para un aspecto más ordenado y formal.
Numeración y Viñetas: Usar numeración o viñetas de forma consistente para listas.
Papel y Papel timbrado: Utilizar papel de buena calidad y con el membrete oficial de la institución cuando sea pertinente.

5 Preguntas de Elección Múltiple

1. ¿Cuál es la función principal de la "retroalimentación (feedback)" en la comunicación protocolar?

a) Confirmar que el emisor ha cumplido con el protocolo.

b) Asegurar que el mensaje fue recibido y comprendido correctamente por el destinatario.

c) Establecer la jerarquía entre el emisor y el receptor.

d) Simplificar el lenguaje formal del documento.

2. En la redacción de un memorando, ¿qué característica es esencial para su encabezado?

a) Incluir una extensa introducción histórica.

b) Omitir la fecha para mayor flexibilidad.

c) Contener los campos "PARA:", "DE:", "FECHA:", y "ASUNTO:".

d) Usar un lenguaje poético y figurado.

3. Si una secretaria debe redactar una comunicación a una autoridad de alto nivel, ¿qué tipo de tratamiento o fórmula de cortesía sería el más apropiado?

a) "Hola, ¿qué tal?"

b) "Querido/a [Nombre],"

c) "Estimado/a colega,"

d) "Excelentísimo/a Señor/a" o "Su Excelencia."

4. Al redactar el cuerpo de un documento protocolar, ¿qué se recomienda respecto al tono y estilo?

a) Usar lenguaje coloquial para generar cercanía.

b) Incluir expresiones emocionales para enfatizar puntos.

c) Mantener un tono objetivo, impersonal y formal.

d) Priorizar la extensión del texto sobre la concisión.

5. ¿Por qué es crucial revisar la maquetación (márgenes, fuentes, justificación) en un documento protocolar?

a) Solo es importante si el documento va dirigido a una persona específica.

b) Porque permite acortar el tiempo de lectura.

c) Porque contribuye a la imagen de profesionalismo y seriedad del documento y la institución.

d) Para hacer que el documento sea más fácil de imprimir en cualquier impresora.

RESPUESTAS

1b) Asegurar que el mensaje fue recibido y comprendido correctamente por el destinatario.

2c) Contener los campos "PARA:", "DE:", "FECHA:", y "ASUNTO:".

3d) "Excelentísimo/a Señor/a" o "Su Excelencia."

4c) Mantener un tono objetivo, impersonal y formal.

5c) Porque contribuye a la imagen de profesionalismo y seriedad del documento y la institución.

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